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DECRETO Nº 20 514, de 06 de julho de 2026
 
(Dispõe sobre a aprovação do Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade das atividades-meio do Município de Votuporanga) 
 
LUIZ FERNANDO GÓES LIÉVANA, Prefeito em exercício do Município de Votuporanga, Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais, 
 
Considerando que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do art. 216 da Constituição Federal;
Considerando o que dispõe na Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outras providências;
Considerando os trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, instituída pelo Decreto nº 14.306, de 03 de março de 2022;
Considerando a produção documental da Prefeitura Municipal de Votuporanga e a necessidade de realizar-se a classificação e avaliação dos documentos de acordo com seu valor primário e secundário, salvaguardando os de caráter permanente;
Considerando a metodologia a ser utilizada pelo Arquivo Público de Votuporanga, através do Decreto nº 15.827, de 07 de junho de 2023, 
 
DECRETA: 
 
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
 
Art. 1º Fica aprovado o Plano de Classificação de Documentos das Atividades-Meio do Município de Votuporanga, constante do Anexo I, que faz parte integrante deste Decreto, como modelo a ser adotado nos órgãos da Administração Pública Municipal.
Art. 2º Fica aprovada a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Município de Votuporanga, das Atividades-Meio, como modelo a ser adotado nos órgãos da Administração Pública Municipal constante do Anexo II, que faz parte integrante deste Decreto.
Parágrafo único. A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, aplicará, em suas respectivas áreas de atuação, o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade da Administração Pública Municipal, aprovados por este Decreto.
 
CAPÍTULO II
DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E DA TABELA DE TEMPORALIDADE
 
Art. 3º O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, relacionando-o ao seu contexto original de produção.
Parágrafo único. Entende-se por classificação de documentos a sequência de operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.
Art. 4º A Tabela de Temporalidade é o instrumento resultante da avaliação documental que define prazos de guarda e destinação de cada tipo documental. Refere-se à representação gráfica do plano de classificação de documentos, configurando-se em instrumentos complementares de gestão documental.
Parágrafo único. Entende-se por avaliação documental o processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos e decisão sobre os períodos de tempo em que necessitam permanecer em cada fase ou idade documental.
 
CAPÍTULO III
DA ELIMINAÇÃO DOS DOCUMENTOS
 
Art.  5º  A eliminação de documentos observará a tabela de temporalidade aprovada.
Parágrafo único. A eliminação documental deverá observar:
I – a legislação relativa à proteção de dados pessoais;
II – o sigilo fiscal e funcional;
III – a preservação de documentos submetidos a controle externo, auditorias em andamento, sindicância, processo administrativo disciplinar, tomada de conta e demanda judicial em curso;
IV – a vedação de eliminação documental enquanto persistir interesse jurídico ou administrativo relacionado ao respectivo acervo.
Art. 6º O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de "Relação ou Listagem de Eliminação de Documentos", primeiro passo para relacionar os documentos a serem eliminados, conforme modelo constante no Anexo I, do Decreto nº 15.827 de 07 de junho de 2023.
Art. 7º A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, em decorrência da aplicação da Tabela de Temporalidade, publicará no Diário Oficial do Município os "Editais de Ciência de Eliminação de Documentos", conforme modelo constante no Anexo II, do Decreto nº 15.827 de 07 de junho de 2023.
§ 1º O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" tem por objetivo conferir publicidade ao ato de eliminação de documentos, devendo conter informações sobre os documentos a serem eliminados, conforme Relação ou Listagem de Eliminação e sobre o órgão por eles responsável.
§ 2º O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" deverá consignar um prazo de pelo menos 30 (trinta) dias úteis para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitará às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos ou expedientes.
Art. 8º O registro das informações relativas à execução da eliminação deverá ser efetuado por meio do "Termo de Eliminação de Documentos", preenchido conforme modelo constante no Anexo III, do Decreto nº 15.827 de 07 de junho de 2023.
Parágrafo único. Uma cópia de cada "Termo de Eliminação de Documentos" será encaminhada ao Arquivo Público do Município para guarda permanente, a consolidação de dados, bem como a realização de estudos técnicos na área de gestão de documentos.
 
CAPÍTULO IV
DA GUARDA PERMANENTE DOS DOCUMENTOS
 
Art. 9º São considerados documentos de guarda permanente os indicados na Tabela de Temporalidade, que serão definitivamente preservados.
Art. 10. Os documentos de guarda permanente, ao serem recolhidos ao Arquivo do Município, deverão estar classificados, avaliados, organizados, higienizados, acondicionados e digitalizados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação, acesso e controle.
Parágrafo único. Os órgãos e entidades detentores dos documentos a serem recolhidos poderão solicitar orientação técnica ao Arquivo Público Municipal para a realização dessas atividades.
Art. 11. O Arquivo Público Municipal poderá, a qualquer momento, solicitar orientação técnica junto ao Arquivo Público do Estado de São Paulo, que é o órgão responsável pela assistência aos municípios para os procedimentos de implantação e políticas de gestão arquivística.
 
CAPÍTULO V
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 12. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, art. 25 da Lei Federal nº 8.159, de 1991, e da Seção IV, do Capítulo V, da Lei Federal nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente.
Art. 13. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública na sua esfera de competência, conforme art. 9º da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Art. 14. A eliminação de documentos que não constarem da tabela de temporalidade e destinação de documentos, será realizada mediante autorização excepcional da instituição arquivística pública, em sua esfera de competência.
Art. 15. As tabelas de temporalidade de documentos serão revisadas periodicamente pelo Arquivo Público Municipal e pela Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, visando à sua adequação aos fluxos administrativos, à legislação vigente e aos sistemas de gestão documental.
Parágrafo único. A revisão ocorrerá sempre que necessário, observado o prazo máximo de até 5 (cinco) anos, e suas atualizações serão formalizadas por ato próprio.
Art. 16. As disposições deste Decreto aplicam-se a todos os documentos arquivísticos produzidos pela Prefeitura Municipal de Votuporanga, independentemente do seu suporte.
Art. 17. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Paço Municipal “Dr. Tancredo de Almeida Neves”, 06 de julho de 2026.
 
Luiz Fernando Góes Liévana
Prefeito Municipal em Exercício 
 
Leandro Vinicius da Conceição
Secretário Municipal da Administração 
 
Edison Marco Caporalin
 Respondendo pelo Expediente da Secretaria Municipal de Relações Institucionais e Gabinete Civil
 
Publicado e registrado no Departamento de Atos Administrativos e Legislativos, da Secretaria Municipal de Relações Institucionais e Gabinete Civil, data supra.
 
Natália Amanda Polizeli Rodrigues
Chefe de Departamento