DECRETO Nº 15 827, de 07 de junho de 2023

 
(Dispõe sobre a metodologia a ser utilizada pelo Arquivo Público da Prefeitura Municipal de Votuporanga, na avaliação, classificação e eliminação de documentos públicos, de que trata a Lei Complementar nº 458, de 17 de agosto de 2021 e dá outras providencias)
 
JORGE AUGUSTO SEBA, Prefeito do Município de Votuporanga, Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais,
 
CONSIDERANDO a Lei Complementar nº 458, de 17 de agosto de 2021, que dispõe sobre a criação do Arquivo Público Municipal, de acordo com o estabelecido no art. 21 da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991;
 
 DECRETA,
Art. 1º Ficam estabelecidas as diretrizes gerais sobre as normas e procedimentos a serem utilizados pelo Arquivo Público da Prefeitura Municipal de Votuporanga na avaliação, classificação e eliminação de documentos públicos.
Art. 2º Para efeitos deste Decreto, consideram-se as seguintes definições:

II- Tabela de Temporalidade de Documentos: Instrumentoqueregulamentaadestinaçãofinaldedocumentos(eliminação ou guarda permanente), define prazos para suaguarda temporária (vigência, prescrição e precaução) emfunção de seus valores administrativos, legais, fiscais edetermina prazos para sua transferência, recolhimento oueliminação;

a) coordenar e orientar as atividades de levantamento da produção documental do Executivo Municipal;
b) elaborar eaprovaraspropostasdePlanosdeClassificaçãoeTabelasdeTemporalidadedeDocumentos;

d) supervisionar a eliminação dedocumentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, deacordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade; e,

IV- Arquivo Permanente: documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário, ou seja, são fonte de informação de prova e pesquisa ou possuem valor histórico-cultural;

VII- Prazo de Vigência: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção;
VIII- Prazo de Precaução: intervalo de tempo durante o qual o poder público guarda o documento por precaução antes de eliminá-lo ou enviá-lo para a guarda definitiva no Arquivo Permanente.
Art. 3º Caberá a cada Secretaria Municipal de Votuporanga, detentora dos documentos de arquivos, a seleção e separação dos documentos sem valor permanente, cujo prazo de vigência e precaução já foram cumpridos, bem como a listagem de todos os documentos que estão aptos a serem eliminados.
Art. 4º A seleção e separação de que trata o art. 3º se dará, obrigatoriamente, com base nos prazos definidos em Tabela de Temporalidade, oficializada por Decreto específico, de acordo com a Função a que pertencem os documentos a serem analisados.
Art. 5º A seleção de amostragem da série documental a ser eliminada se dará levando em consideração o conteúdo da informação, sua natureza e forma, podendo ser estatística, geográfica, cronológica, por séries documentais ou específicas, respeitando-se sempre as diretrizes do Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP) e do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
Art. 6º Caberá à CADA - Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, a anuência às amostragens propostas pelo Arquivo Público da Prefeitura Municipal, por meio de aposição de assinatura dos membros no termo de aprovação específico.
Art. 7º Após a avaliação dos documentos ocorrerá o recolhimento de todos os documentos que possuem valor secundário ao Arquivo Permanente e de todos os que possuem apenas valor primário à eliminação.
Parágrafo único. O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de “Relação de Eliminação de Documentos”, conforme modelo constante do ANEXO I, que faz parte integrante deste Decreto.
Art. 8º A CADA - Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, em decorrência da aplicação das Tabelas de Temporalidade de Documentos, fará publicar no Diário Oficial do Município os “Editais de Ciência de Eliminação de Documentos”, conforme modelo constante do ANEXO II, que faz parte integrante deste Decreto.
§ 1º O “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” tem por objetivo dar publicidade ao ato de eliminação de documentos, devendo conter informações sobre os documentos a serem eliminados e sobre o órgão por eles responsável.
§ 2º O “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” deverá consignar um prazo de 30 (trinta) dias úteis para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos ou expedientes, a partir de formulário disponibilizado pela CADA.
Art. 9º O registro das informações relativas à execução da eliminação deverá ser efetuado por meio do “Termo de Eliminação de Documentos”, preenchido conforme modelo do ANEXO III, que faz parte integrante deste Decreto.
Parágrafo único. Uma cópia de cada “Termo de Eliminação de Documentos” será encaminhada ao Arquivo Público da Prefeitura Municipal para a consolidação de dados e a realização de estudos técnicos na  área de gestão de documentos.
Art. 10. O procedimento de eliminação de documentos se dará por meio de fragmentação mecânica, a ser realizada nas dependências do Executivo Municipal, ou em local indicado pela Secretaria Municipal da Administração, com a   devida anuência e supervisão da CADA - Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso.
Art. 11. Os documentos fragmentados que sejam passíveis de reciclagem, serão disponibilizados para a Coleta Seletiva.
Art. 12. Caberá à CADA - Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, garantir que todos os procedimentos de eliminação sejam cumpridos com o devido cuidado, de forma que:
 I- não sejam eliminados documentos de guarda permanente;
II- os documentos desprovidos de valor permanente sejam eliminados apenas, pelo menos, 30 (trinta) dias úteis após a publicação do respectivo Edital de eliminação de documentos, respeitando, em todo caso, a ordem do Processo de eliminação de documentos, com as seguintes etapas (coordenadas e supervisionadas pela CADA):
a) preparar a Relação de Eliminação de Documentos; 
b) elaborar a Ata da Comissão aprovando a relação proposta;
c) publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (contendo os tipos documentais, quantidade em metro lineares e datas-limite) no Diário Oficial do Município com antecedência de, pelo menos, 30 (trinta) dias úteis;
d) proceder à fragmentação com presença de servidor responsável para acompanhar a eliminação de documentos, de modo que não seja possível a recuperação das informações contidas nos mesmos;
e) lavrar o Termo de Eliminação de Documentos e encaminhá-lo ao Arquivo Público da Prefeitura Municipal para que integre e encerre (ou desative) o respectivo Processo de eliminação de documentos com o seu arquivamento.
III - o transporte dos documentos a serem eliminados sejafeito de forma segura, em caixas apropriadas, para que nãohajadissociaçãodenenhum item documental;

V -omaterialfragmentadosejaacondicionadoemeretiradopelaColetaSeletiva.
Art. 13. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Paço Municipal “Dr. Tancredo de Almeida Neves”, 07 de junho de 2023.                                                                      
 

Jorge Augusto Seba
Prefeito Municipal
  
Edison Marco Caporalin
Secretário Municipal da Transparência e Gabinete Civil
 
Publicada e registrada na Divisão de Atos Administrativos e Legislativos, da Secretaria Municipal da Transparência e Gabinete Civil, data supra.
  
Natália Amanda Polizeli Rodrigues
Chefe de Divisão
 
  
                                                                      ANEXO I
 
 
                                                          (Nome do Órgão produtor)
                               COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E ACESSO
                           RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº ____/________.
 
  
Função:
Subfunção:
Atividade:
Série documental:
Data-limite:
Quantidade (nº de caixas ou metros lineares):
Observações complementares:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
 
Total de caixas:
Total de metros lineares:
 
 
Local e data
Nome do(a) Coordenador(a) da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA):
 
 
Assinatura:____________________________________________________________________