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DECRETO N° 13 212, de 30 de março de 2021

(Institui o Programa Votuporanga Digital, no âmbito da Administração Pública do Município de Votuporanga e dá outras providências)

JORGE AUGUSTO SEBA, Prefeito do Município de Votuporanga, Estado de São Paulo, no uso de suas atribuições legais,

DECRETA:

CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Fica instituído, no âmbito da Administração Pública do Município de Votuporanga, o Programa Votuporanga Digital, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental.
Parágrafo único. A implantação do ambiente digital de gestão documental junto aos órgãos da Administração Pública dar-se-á gradualmente.
Art. 2º Para os fins deste decreto, consideram-se:
I - assinatura digital: modalidade de assinatura eletrônica que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento;
II - assinatura eletrônica: geração, por computador, de símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo, com valor equivalente à assinatura manual do mesmo indivíduo;
III - autenticidade: credibilidade de documento livre de adulteração;
IV - captura de documento: incorporação de documento nato-digital ou digitalizado por meio de registro, classificação e arquivamento em sistema eletrônico;
V - documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;
VI - documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital, podendo ser capturado por sistemas de informação específicos;
VII - integridade: propriedade do documento completo e inalterado;
VIII - legibilidade: qualidade que determina a facilidade de leitura do documento;
IX - preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas de controle de riscos decorrentes das mudanças tecnológicas e fragilidade dos suportes, com vistas à proteção das características físicas, lógicas e conceituais dos documentos digitais pelo tempo necessário;
X - processo eletrônico: sucessão de atos registrados e disponibilizados em meio eletrônico, integrado por documentos nato-digitais ou digitalizados;
XI - processo híbrido: conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais, reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão.
Art. 3º São objetivos do Programa Votuporanga Digital:
I - produzir documentos e processos eletrônicos com segurança, transparência, economicidade, sustentabilidade ambiental e, sempre que possível, de forma padronizada;
II - possibilitar maior eficácia e celeridade aos processos administrativos;
III - assegurar a proteção da autoria, da autenticidade, da integridade, da disponibilidade e da legibilidade de documentos digitais, observadas as disposições da Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
IV - assegurar a gestão, a preservação e a segurança de documentos e processos eletrônicos no tempo.

CAPÍTULO II
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Art. 4º A gestão de documentos do Município de Votuporanga deve ser realizada exclusivamente por meio do memorando eletrônico, ofício eletrônico e protocolo eletrônico.
§ 1º A finalidade do memorando eletrônico é formalizar a gestão de documentos internos, quando se tratar de assuntos simples ou rotineiros, em especial:
I- solicitar execução de atividades;
II- solicitar compras;
III- agendar reuniões;
IV- solicitar informações;
V- encaminhar documentos;
VI- solicitar providências rotineiras;
VII- solicitar pareceres;
VIII- outros assuntos considerados de mero expediente.
§ 2º O ofício eletrônico, sobre qualquer assunto, expedido pelas autoridades dentro do sistema de gestão de documentos, serão encaminhados para destinatários fora da administração municipal por correio eletrônico, ficando sob responsabilidade do sistema a confirmação de entrega e leitura do documento.
§ 3º Os protocolos iniciados no âmbito do Município, serão gerados pelo requerente de forma eletrônica, ou presencial na Secretaria competente, mediante exposição de motivos e juntada de documentos que o fundamentem.
Art. 5º Todos os documentos eletrônicos, bem como seus anexos, recebem obrigatoriamente uma numeração sequencial automática e passam a circular dentro dos setores competentes.
Parágrafo único. A responsabilidade pela guarda excessiva  ou pelo descarte indevido dos documentos, sejam eletrônicos ou impressos, é da unidade emissora.
Art. 6º Fica vedada a impressão de documentos eletrônicos, exceto para:
I- fornecer comprovante ao requerente que efetuou o protocolo de forma presencial;
II- impressão do documento, na forma da legislação que a exigir.
III- juntar a processo administrativo, quando o assunto exigir a juntada do
documento.
Parágrafo único. A exceção prevista no inciso III deste artigo ficará sob a responsabilidade do agente público que juntou o documento no processo administrativo.
Art. 7º A classificação da informação sigilosa e a proteção de dados pessoais no ambiente digital de gestão documental observarão as disposições da Lei federal n° 12.527, de 18 de novembro de 2011 e das demais normas aplicáveis.
Art. 8º A autoria, a autenticidade e a integridade de documentos digitais e da assinatura poderão ser obtidas por meio de certificação digital emitida conforme padrões definidos pela Inffaestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil, instituída pela Medida Provisória n° 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, preservadas as hipóteses legais de anonimato.
§ 1º O disposto no caput deste artigo não obsta a utilização de outro meio lícito de comprovação da autoria, autenticidade e integridade de documentos digitais, em especial aqueles que utilizem identificação por meio de usuário e senha.
§ 2º Os documentos nato-digitais assinados eletronicamente na forma deste artigo serão considerados originais nos termos da lei aplicável.
Art. 9º Os atos processuais praticados no ambiente digital de gestão documental deverão observar os prazos definidos em lei para manifestação dos interessados e para decisão da autoridade competente, sendo considerados realizados na data e horário identificados no recibo eletrônico de protocolo emitido pelo sistema.
§ 1º Salvo disposição legal ou regulamentar em contrário, o ato a ser praticado em prazo determinado será considerado tempestivo se realizado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.
§ 2º Na hipótese prevista no § 1º deste artigo, caso o sistema se tome indisponível por motivo técnico, o prazo será automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao do retomo da disponibilidade.
§ 3º Usuários não cadastrados no ambiente digital de gestão documental terão acesso, na forma da lei, a documentos e processos eletrônicos por meio de arquivo em formato digital, disponibilizado pelo órgão da Administração Pública detentor do documento.

CAPÍTULO III
DAS CAIXAS DE MENSAGENS

Art. 10. O envio e recebimento dos documentos eletrônicos será feito exclusivamente pelo sistema adotado pelo Município.
Art. 11.0 titular do órgão terá acesso a caixa de mensagens da unidade que dirige, por meio de login no sistema, sendo de sua responsabilidade:
I- manter em sigilo a senha de acesso ao sistema;
II- delegar acesso a outros servidores públicos à caixa de mensagens da unidade;
III- efetuar log-off, sempre que se ausentar da unidade, a fim de evitar acesso
indevido;
IV- comunicar a Coordenadoria Especial sobre a utilização indevida da caixa da
unidade;
V- zelar:
a) pela fidelidade dos dados enviados e pelo envio ao destinatário certo;
b) pelo acesso ao conteúdo armazenado na caixa;
c) pela leitura dos documentos recebidos;
d) pela guarda ou descarte de mensagens enviadas, recebidas e de controle;
e) pela resposta ou encaminhamento da demanda remetida ao setor competente via documento eletrônico.

CAPÍTULO IV
DA EMPRESA CONTRATADA

Art. 12. À Empresa contratada cabe o desenvolvimento, a implantação, o processamento e o fornecimento do suporte tecnológico necessário para o Programa Votuporanga Digital, bem como a orientação às áreas de tecnologia da informação junto aos órgãos da Administração Pública, para a utilização e a manutenção do ambiente digital de gestão documental.
Parágrafo único: Fica a empresa contratada responsável pelo treinamento e disponibilização de vídeos tutoriais para treinamento dos servidores.

CAPÍTULO V
DAS ATRIBUIÇÕES DA COORDENADORIA ESPECIAL

Art. 13. À Coordenadoria Especial, por meio do seu Corpo Técnico, caberá as seguintes atribuições:
I - promover estudos para a aplicação de tecnologias da informação às atividades de produção, gestão, preservação, segurança e acesso aos documentos e informações arquivísticas;
II - propor a edição de normas que se fizerem necessárias para o ambiente digital de gestão documental;
III - propor metodologia e orientar os órgãos e entidades da Administração Pública no processo de modelagem de documentos digitais e na definição de padrões de formato e conteúdo;
IV- propor e zelar pela observância das regras de negócio na parametrização aprimoramento tecnológico de soluções;
V - apoiar as atividades e organizar o expediente da Comissão do Programa Votuporanga Digital.

CAPÍTULO VI
DA COMISSÃO DO PROGRAMA VOTUPORANGA DIGITAL

Art. 14. Fica instituída a Comissão do Programa Votuporanga Digital com as seguintes atribuições:
I - propor políticas, estratégias, ações, procedimentos e técnicas de preservação e segurança digital;
II - assegurar a implantação, gestão, manutenção e atualização contínua do ambiente digital de gestão documental;
III - controlar os riscos decorrentes da degradação do suporte, da obsolescência tecnológica e da dependência de fornecedor ou fabricante;
IV - fixar diretrizes e parâmetros a serem observados nos procedimentos de implantação e manutenção do Programa;
V - promover a articulação e alinhamento de ações estratégicas relativas ao Programa, em conformidade com a política municipal de arquivos e gestão documental;
VI - analisar propostas apresentadas por órgãos da Administração Pública, relativas ao ambiente digital de gestão documental, emitindo parecer técnico conclusivo;
VII - disciplinar a produção de documentos ou processos híbridos e aprovar os critérios técnicos a serem observados no procedimento de digitalização;
VIII - manifestar-se, quando provocado, sobre hipóteses não disciplinadas neste decreto, relativas ao ambiente digital de gestão documental.
Art. 15. A Comissão do Programa Votuporanga Digital será integrada por representantes e respectivos suplentes designados pelo Chefe do Poder Executivo, na seguinte conformidade:
I - 2 (dois) da Secretaria Municipal da Fazenda;
II- 2 (dois) da Secretaria Municipal da Administração;
III - 1 (um) da Ouvidoria.
IV - 1 (um) Controlador Interno.
§ 1º A Comissão do Programa Votuporanga Digital poderá convidar especialistas de órgãos e entidades da Administração Pública para, sem prejuízo de suas atribuições na origem, contribuir no desenvolvimento de ações ou projetos específicos.
§ 2º A participação na Comissão do Programa Votuporanga Digital, de que trata este artigo, não será remunerada, mas considerada serviço público relevante.

CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 16. A implantação do ambiente digital de gestão documental junto aos órgãos da Administração Pública dar-se-á gradualmente, obedecendo a seguinte ordem cronológica:
I- Implantação do e-SIC e Ouvidoria, em suas fornas digitais, terá seu início imediatamente.
II- Implantação do gestor de documentos digitais interno, conforme previsto parágrafos do Art. 4o desse decreto, far-se-á gradualmente, até a data de 30/06/2021, iniciando-se em 01/04/2021.
III- Implantação do Protocolo Digital, liberação de aplicativo móvel e acesso aos munícipes, far-se-á gradualmente, com previsão de conclusão até o dia 31/12/2021.
Parágrafo único: após os prazos citados, todas as tramitações de documentos internos e externos serão de forma eletrônica, não aceitando em hipótese alguma, requisições em formato físico.
Art. 17. Será vedada a utilização de documentos impressos nos casos abrangidos por este Decreto.
Art. 18. Compete a cada unidade administrativa orientar os usuários quanto à implementação da comunicação eletrônica no Município.
Art. 19. As despesas decorrentes da execução deste decreto correrão por conta das dotações orçamentárias próprias, suplementares se necessário.
Art. 20. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, gerando seus efeitos a partir de 01 de abril de 2021.
Paço Municipal “Dr. Tancredo de Almeida Neves”, 30 de março de 2021.

Jorge Augusto Seba
Prefeito Municipal
 
Deosdete Aparecido Vechiato
Secretário Municipal da Fazenda
 
Publicado e registrado na Divisão de Expediente Administrativo e Legislativo da Secretaria Municipal de Governo, data supra.
 
Alexandre Elias Giora
Secretário de Governo