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LEI COMPLEMENTAR Nº 458, DE 17 DE AGOSTO DE 2021

(Dispõe sobre a criação do Arquivo Público Municipal, de acordo com o estabelecido no artigo 21 da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, e dá outras providências)

FAÇO SABER QUE A CAMARA MUNICIPAL DE VOTUPORANGA APROVOU E EU, NOS TERMOS DO ARTIGO 56, INCISO III, DA LEI ORGÂNICA DO MUNICÍPIO, SANCIONO E PROMULGO A SEGUINTE LEI:

Art. 1º Fica criado o Arquivo Público Municipal, subordinado à Secretaria Municipal de Governo ou outra que venha a substituí-la, subordinando-se tecnicamente, na condição de unidades setoriais:

I - os órgãos públicos integrantes da administração direta do Poder Executivo;

II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista, as entidades privadas sem fins lucrativos que recebam recursos públicos para a realização de atividades de interesse público e as organizações sociais, definidas como tal pela legislação vigente.

Art. 2º São atribuições do Arquivo Público Municipal:

I - formular a política de gestão de documentos e promover a sua implantação no âmbito do Poder Executivo;

II - coordenar o funcionamento do Sistema Municipal de Arquivos, prestar orientação técnica e desenvolver ações de capacitação;

III - definir diretrizes, normas e procedimentos para a organização e o funcionamento dos arquivos e protocolos, visando a gestão e preservação de documentos, inclusive de documentos digitais;

IV - coordenar os trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso;

V - aprovar as propostas de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos e autorizar a eliminação de documentos;

VI - orientar o cumprimento dos prazos estabelecidos nas Tabelas de Temporalidades de Documentos, visando a preservação de documentos de valor histórico, probatório e informativo e a eliminação daqueles desprovidos de valor permanente;

VII - acompanhar e contribuir no desenvolvimento de programas de informatização, na gestão e preservação de documentos digitais e na instalação de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos;

VIII - colaborar na formulação e implantação da política de acesso às informações no âmbito do Poder Executivo;

IX - assegurar a gestão, preservação e acesso aos documentos sob sua guarda;

X - proceder a transferência de documentos dos órgãos e entidades produtoras, organizar e elaborar instrumentos de descrição e controle;

XI - dar cumprimento aos prazos estabelecidos nas Tabelas de Temporalidades de Documentos, efetuar a eliminação de documentos desprovidos de valor e recolher para guarda permanente aqueles de valor histórico, probatório e informativo;

XII - proceder ao recolhimento, organização e descrição de acervos permanentes, visando a elaboração de instrumentos de pesquisa que facilitem a recuperação das informações;

XIII - assegurar a preservação, integridade e acesso aos documentos públicos de valor permanente e aos documentos privados considerados de interesse público e social;

XIV- promover a difusão do acervo e as pesquisas sobre a história do Município, bem como programas de ação educativa, social e editorial destinados a estreitar o vínculo da instituição com a comunidade.

Art. 3º Fica instituído o Sistema Municipal de Arquivos.

§ 1º Ao Arquivo Público Municipal ficam subordinados tecnicamente todos os arquivos e protocolos do Poder Executivo, sem prejuízo de sua subordinação administrativa, com o objetivo de:

I - promover a gestão sistêmica de documentos e informações das idades corrente, intermediária e permanente;

II - agilizar o acesso aos documentos e informações;

III - assegurar a preservação de documentos que encerram valor histórico, probatório e informativo;

IV - promover a integração das atividades nos diversos órgãos e entidades da Administração Municipal.

§ 2º Integram o Sistema Municipal de Arquivos:

I - Arquivo Público Municipal, que exercerá a atribuição de órgão central do Sistema;

II - Órgãos e entidades da Administração Municipal, Direta e Indireta, como órgãos setoriais, que são os arquivos existentes e gerenciados nos diversos departamentos existentes dentro de cada Secretaria Municipal.

Art. 4º Fica instituída a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso, grupo permanente e multidisciplinar, com as seguintes competências:

I - promover a identificação e avaliação de documentos, visando à elaboração, atualização e aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos;

II - colaborar com os órgãos e entidades da Administração Municipal no trabalho de avaliação da massa documental acumulada;

III - coordenar os trabalhos de eliminação, transferência e de recolhimento de documentos;

IV - colaborar na implementação da política de acesso à informação no âmbito do Poder Executivo, nos termos da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

V - promover estudos para a definição de critérios de restrição de acesso, visando a proteção de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais e atuar como instância consultiva, sempre que provocada.

§ 1º Os membros da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso deverão ser designados por meio de ato próprio, devendo ser servidores de provimento efetivo; no prazo de cento e oitenta dias da publicação desta Lei Complementar.

§ 2º Cabe ao Arquivo Público Municipal, órgão central do Sistema Municipal de Arquivos, a coordenação dos trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso.

Art. 5º À Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo compete submeter à aprovação do Prefeito, dentro do prazo de cento e oitenta dias da publicação desta Lei Complementar, o Regimento Interno do Arquivo Público Municipal.

Art. 6º À Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo compete submeter à aprovação do Prefeito, após aprovação do Regimento Interno do Arquivo Público Municipal, dentro do prazo de cinco anos, o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública Municipal.

Parágrafo único O Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública Municipal, serão regulamentados por Decretos do Poder Executivo.

Art. 7º. A eliminação de documentos públicos do Poder Executivo será realizada mediante autorização do Arquivo Público Municipal, de acordo com o disposto na legislação vigente.

§ 1º Os documentos originais de guarda permanente devem ser preservados e não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou quaisquer outras formas de reprodução.

§ 2º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

§ 3º Após aplicados os procedimentos de classificação, avaliação e seleção dos documentos, em conformidade com esta Lei Complementar, poderão ser tomadas decisões relativas a eliminação e deverá elaborar edital listando os documentos que serão eliminados obedecendo a Tabela de Temporalidade e publicados em Diário Oficial do Município com, no mínimo, trinta dias antes da data oficial da eliminação;

§ 4º Ficará sujeito a responsabilidade administrativa, civil e penal quem contrariar o disposto neste artigo, na forma da legislação vigente.

Art. 8º O Arquivo Público Municipal terá estrutura administrativa e quadro próprio de servidores de provimento efetivos, vinculados a Secretaria Municipal de Governo ou outra que venha a substituí-la, admitidos de acordo com os dispositivos legais vigentes.

Art. 9º Os casos omissos poderão ser disciplinados por Decreto do Poder Executivo.

Art. 10. As despesas decorrentes desta Lei Complementar correrão por conta de dotações orçamentárias próprias.

Art. 11. Esta Lei Complementar deverá ser regulamentada no prazo de doze meses, a contar de sua publicação.

Art. 12 - Esta Lei Complementar entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Paço Municipal “Dr. Tancredo de Almeida Neves”, 17 de agosto de 2021.

Jorge Augusto Seba

Prefeito Municipal

Publicado e registrado   na Divisão de Expediente Administrativo e Legislativo da Secretaria Municipal de Governo, data supra.

Alexandre Elias Giora

Secretário Municipal de Governo